Live-communicatie binnen de 1.5 meter regel heeft een compleet nieuwe invulling gekregen. De ervaring en impact van een live ontmoeting behouden, terwijl aan alle veiligheidseisen wordt voldaan? Daar zijn onze Meetings & Events teams helemaal klaar voor. Inntel Hotels voert als eerste hotelgroep met eventlocaties het keurmerk van Kiwa voor de toetsing van de Covid-19 preventieve maatregelen. Daarnaast hebben we de afgelopen periode hard gewerkt aan een creatieve invulling van evenementen. Organiseer je binnenkort een bijeenkomst of evenement en heb je interesse in onze locaties? Je bent van harte welkom voor een kennismaking of digitale rondleiding!

Stijlvol afstand creëren

Eén van de bekendste en zeer belangrijke regels is de 1.5 meter regel. Binnen Inntel Hotels zijn er verschillende manieren om de afstand te behouden en éénrichting looproutes te hanteren. We kunnen bijvoorbeeld werken met roomdividers inclusief groendecoratie of gestileerde plexiglas scheidingswanden. Deze zijn eenvoudig te verplaatsen en geschikt voor allerlei opstellingen.

Een éénrichting looproute met een classy uitstraling; een gekleurde loper staat stijlvoller dan regulier afzettape. Zelfs desinfectiezuilen zijn compleet in eigen huisstijl verkrijgbaar. Zo worden alle noodzakelijke aanpassingen gedaan voor de veiligheid, terwijl de sfeer en uitstraling van het evenement behouden blijft.

Ben je benieuwd welke opstellingen mogelijk zijn in onze locaties? Alle capaciteiten zijn omgerekend volgens de 1.5 meter regel en de meest voorkomende opstellingen zijn gefotografeerd. Ons team voorziet je graag van informatie en beeldmateriaal.

Maximaal aantal personen

De capaciteit binnen de 1.5 meter regel stelt uitdagingen waar verschillende oplossingen voor zijn. Denk bijvoorbeeld aan het houden van meerdere korte sessies op één dag. Een kort programma kan bijvoorbeeld twee- tot viermaal herhaald worden.

Een andere oplossing is dat hetzelfde programma in meerdere zalen tegelijkertijd plaatsvindt. Waar je normaal zou starten met een plenaire sessie in één zaal, gevolgd door meerdere subsessies, start je al in de break-out locaties. Via een beeldscherm en broadcast kan het plenaire deel in elke break-out locatie worden gevolgd.

Hybride evenementen

Het dagelijkse werkleven en de evenementenmarkt hebben een sprint de digitale wereld ingetrokken. Buiten het feit dat hybride evenementen al langer een optie zijn geweest, hebben velen van ons al ontdekt dat ze daadwerkelijk werken. Een hybride vorm van een evenement kan op allerlei manieren worden toegepast. De livestream kan enkel online te bezoeken zijn als webcast, deels op locatie en deels online en/of in diverse zalen worden uitgezonden.

De ervaring van de digitale bezoeker van je evenement wordt anders wanneer je vanuit een speciaal voor jou ingerichte studio uitzendt. Je kunt er ook voor kiezen een broadcast locatie in te richten. Zowel voor techniek als styling werken we met vaste partijen aan wie we je graag voorstellen.

Interactie

Het inzetten van interactieve tools om met je publiek in contact te komen kan natuurlijk nog steeds. Via de eigen mobiele telefoon zijn tal van vraag & antwoord, polls of spellen mogelijk. Daarnaast maakt het hiervoor niet uit of je het evenement op de locatie of vanuit huis bezoekt.

Eten & Drinken

Alle dranken en gerechten worden op een aangepaste manier gepresenteerd. Afhankelijk van het type evenement en jouw persoonlijke wensen worden gerechten en presentatie op maat aangepast. Een lunchbuffet bestaat bijvoorbeeld uit een selectie van gezonde grab-and-go producten. Bij een meer chique aangelegenheid kun je ook kiezen voor een plated lunch. We zullen meerdere kleine lunchgerechten op één bord bereiden. De keuze uit gerechten is zeer uitgebreid, waarin een selectie lokale specialiteiten altijd verkrijgbaar is.

Een tip voor iedereen die vanuit huis deelneemt: laat een culinaire lunch- of dinerbox thuisbezorgen. Dat maakt de ervaring compleet.

Voorbereiding

Een goede voorbereiding is het halve werk. Het zorgt er uiteraard voor dat een evenement soepel verloopt. Ook is het voor je gasten prettig om vooraf geïnformeerd te zijn. Er zullen tenslotte zaken zijn die aangepast verlopen. Een aantal punten ter voorbereiding waar we je kunnen helpen:

1. We kunnen je van plattegronden voorzien of samen de plattegrond intekenen.
2. Ter voorbereiding hebben we allerlei praktische informatie beschikbaar. Denk hierbij aan de routebeschrijving, aanvullende huisregels en hotelinformatie.
2. Bij het werken met toeleveranciers zullen we dit zorgvuldig inplannen.

Meerdaagse evenementen

Inntel Hotels is bij uitstek geschikt voor meerdaagse evenementen. Binnen de hotelgroep is er een sterke focus op wellness en het welzijn van de gasten. Om overdag uitgerust en vol aandacht deel te nemen aan het evenement, zijn alle kamers uitgerust met luxe bedden. Ook beschikken verschillende kamertypes over privé wellness faciliteiten, zoals een bubbelbad en/of sauna. Voor iedereen die ervoor kiest de laptop te openen in de avond is er een uitstekende wifi verbinding en bureau om aan te werken.

Veiligheid

Binnen Inntel Hotels worden de protocollen voor veiligheid dagelijks geëvalueerd en aangepast waar nodig. Dit doen we op basis van nationale, internationale en branche specifieke regelgeving, aangevuld met onze eigen kennis en ervaring. Het welzijn van onze gasten en medewerkers heeft altijd onze hoogste prioriteit.

Organiseer je binnenkort een vergadering? Lees dat ook “5 tips voor een effectieve en efficiënte vergadering“. Hierin geven we je een aantal tips en tricks om op 1.5 meter te vergaderen.