Heb je binnenkort een belangrijke kick-off, productlancering of misschien wel een training? Is het aantal belanghebbenden hiervan groot, verspreid over diverse locaties of misschien wel wereldwijd gesitueerd? Verbind verschillende locaties met elkaar en toon jouw boodschap aan het grote publiek middels broadcasting. Wellicht heb je al eens een uitzending gevolgd, maar hoe pak je dit zelf succesvol aan? In dit artikel geven wij je 4 onmisbare tips.

De afgelopen maanden hebben meetings en events in een sneltreinvaart grote veranderingen en ontwikkelingen ondergaan. Zowel zakelijke gelegenheden als events hebben een sprint de online event wereld ingetrokken. Planning van on- en offline bijeenkomsten is volledig afgestemd op de 1,5 meter maatregel en aanvullende veiligheidsvoorschriften. Waar hybride events al langer als bekende optie gelden, kunnen we er momenteel niet meer omheen. Ons Meetings & Events team helpt je graag op weg om de impact van live events voor jouw (digitale) bezoeker te behouden.

1. Denk groots

Broadcasting gaat verder dan een standaard meeting of event. Een korte aandachtsboog, strakke planning of overvolle agenda: elke seconde is kostbaar. Denk groots en bied de kijker toegevoegde waarde om zo de aandacht te behouden.

Bereid je voor het eerst een broadcasting voor? Vergelijk jouw presentatie niet met die van een kleinschalige, live meeting of toespraak. Bij online bijeenkomsten is veel variatie, korte onderdelen en prikkelende vraagstukken van belang om de aandacht van jouw online kijker te behouden.

Verrassingselementen

Stap eens buiten de kaders en verras jouw publiek. Trek de aandacht vanaf de eerste seconde zodat jouw publiek aan het beeldscherm gekluisterd is. Sla een intro met logo over en start met een dilemma of opdracht. Laat deze later weer terug komen om de kijker alert te houden.

Licht, camera, actie!

Zorg ervoor dat jouw presentatie tot in de puntjes verzorgd is, een waar lust voor het oog. Spotlights? Jazeker! Zie jouw broadcast als een heuse productie. Maak een script en denk er aan om deze goed te repeteren. Wees er zeker van dat de techniek goed werkt, en ook toegankelijk is voor iedereen. Voor een groot deel van jouw kijkers is het wellicht de eerste keer dat ze inschakelen voor een online presentatie. Verzorg eventueel een handleiding om ervoor te zorgen dat iedereen vanaf seconde één klaar zit.

2. Kies de juiste setting

De setting en omgeving kunnen een broadcasting naar een hoger niveau tillen. Verkies een lichte zaal met grote raampartijen boven een donkere vergaderruimte.  Zoals eerder benoemd, mag een broadcasting gezien worden als eigen productie. Belichting, geluid en kwaliteit zijn van groot belang.

Maak een keuze voor een setting die bij jouw boodschap past, en buit deze volledig uit. Lanceer je jouw product middels een presentatiesetting, of kies je voor een informelere woonkamersetting? Creëer hierbij bijvoorbeeld diverse (zit)hoeken om zo met variatie de aandacht van de kijker te behouden. Denk aan het visuele aspect en vergeet zeker niet jouw branding door te voeren in het decor.

Inntel Hotels beschikt over diverse Meetings & Events locaties met ieder een uniek karakter. Of je op zoek bent naar een ultramoderne locatie met uitzicht over de skyline van Rotterdam, chique zaal met internationale allure of industriële setting. Ons Meetings & Events team denkt graag met jou mee en ontzorgt je als het gaat om het opstellen van een decor op maat.

3. Creëer interactie

Eenzijdige communicatie is officieel verleden tijd. Mensen willen graag meedoen, hun mening laten horen en vragen stellen. Wanneer je een livestream uitzendt is het mogelijk om te werken met sociale modules binnen de streamingdienst. Maak binnen je presentatie tijd voor een Q&A en beantwoord middels een social screen de vragen van de online deelnemers. Ga een stap verder en stel een exclusief panel van experts op om deze vragen gezamenlijk te beantwoorden.

Denk naast de welbekende Q&A sessie ook aan het stellen van vragen en voorleggen van polls richting jouw kijkers. Naast dat je hier tijdens de uitzending op in kan gaan, kan dit ook buiten de meeting bruikbare data zijn voor vraagstukken. Samen met een chat functie zijn dit middelen om ook tijdens een on-demand uitzending interactie te creëren.

4. Check!

Ben je klaar voor het organiseren van jouw (eerste) broadcasting? Begin op tijd en maak een strakke planning om zo gerust en met volle overgave aan jouw bijeenkomst te kunnen beginnen. Spreek het (grote) publiek aan met jouw boodschap en zorg ervoor dat zij ook bij je volgende presentatie als eerste in de rij staan. Ons Meetings & Events team geeft je graag nog een check list mee:

  • Bepaal je boodschap en doelstellingen. Wil je informeren, overtuigen of amuseren? Moet de kijker een bepaalde actie ondernemen?
  • Laat je adviseren. Heb je zelf niet de juiste (technische) materialen in huis om een uitzending op te zetten? Inntel Hotels heeft vaste partners om een (internationale) livestream te verzorgen.
  • Zorg voor een interactief programma met tijdblokken van maximaal 15 minuten per onderwerp of activiteit. Welke wijze van interactie past het beste bij jouw doelen?
  • Is er ruimte voor entertainment en plezier? Of het nou gaat om het doel van je event of een korte break in het programma, hoe vul je dit in?
  • Kies een passende setting en decor. Ben je op zoek naar een intieme, of juist grote industriële setting? Zou je moeten denken aan een thema?
  • Breng het, letterlijk, naar de kijker toe. Verras je jouw digitale gasten met iets bijzonders aan huis?
  • En nu? Denk niet alleen aan de bijeenkomst zelf, maar ook de tijd hierna. Behoud interactie met je kijkers om hen zo gebonden en betrokken te houden. Bied hen de mogelijkheid om de broadcasting terug te kijken of nog op punten in te gaan.

Van brainstormsessies tot crisiscommunicatie, broadcasting maakt het mogelijk om de juiste boodschap naar de juiste doelgroep te communiceren. Met de juiste aanpak, setting en uitwerking is het mogelijk om de impact van een live-event over te brengen naar de werkplek van jouw deelnemers. Inntel Hotels beschikt over inspirerende locaties met de technologische voorzieningen die het mogelijk maken om (internationaal) te kunnen broadcasten. Ons ervaren Meetings & Events team adviseert en ontzorgt u graag.