Efficiëntie en effectiviteit zijn nog niet altijd vanzelfsprekend tijdens een vergadering. Het komt je vast bekend voor: een eindeloze meeting met weinig to-the-point resultaten en actiepunten. Daarbij zal de 1,5 meter afstand, wat voorlopig het nieuwe normaal is, een grote rol spelen bij de inrichting van meetings. Wij geven je graag een aantal tips en tricks om op een veilige manier een effectieve en efficiënte vergadering te leiden.

1. Combinatie van online en offline

We mogen er weer voorzichtig op uit, en kunnen met beperkte aantallen op locatie vergaderen. Uiteraard is het hierbij van belang dat iedereen voldoende ruimte heeft en de capaciteiten stapsgewijs worden opgebouwd. Ideaal hiervoor is de combinatie tussen online en offline tijdens vergaderingen: verbind de thuiswerkers met de mensen op locatie. Combineer jouw live vergadering op een coronaproof locatie met een video conference call. Zo bespaar je (reis)tijd én kosten.

De juiste techniek is essentieel voor een hybride meeting. Alle vergaderlocaties van Inntel Hotels zijn voorzien van moderne apparatuur om uw vergadering tot een succes te maken. Wij informeren u graag over al onze mogelijkheden.

2. De juiste opstelling voor jouw instelling

Het zal niet het eerste zijn dat in je op komt, maar een goede zaalopstelling draagt zeker bij aan een effectieve en efficiënte vergadering. Kies je voor een u-vorm, vierkante- of schoolopstelling? Stem dit af op de doelstelling(en) van jouw vergadering, en haal zo veel mogelijk uit de bijeenkomst.

Voor een interactieve bijeenkomst waarbij sparren centraal staat is de vierkante carré-opstelling ideaal. Iedereen kan elkaar aankijken en heeft voldoende ruimte om te schrijven of op een laptop te werken. Is jouw meeting meer gericht op de spreker? Wellicht is een school- of examenopstelling dan een betere keuze.

Zaalopstellingen volgens  de 1.5 meter-regel

Om de veiligheid te waarborgen heeft Inntel Hotels tijdelijk een aangepaste Meetings & Events capaciteit gebaseerd op de richtlijnen van het RIVM wegens COVID-19. Deze capaciteit is gebaseerd op de 1.5 meter-maatregel inclusief éénrichting looproutes.

Ons Meetings & Events team staat klaar om de mogelijkheden (digitaal) te bespreken. Wij denken graag mee over een slimme indeling van de locatie, een passende F&B invulling en eventuele hybride toepassingen. Ook staan wij klaar om vragen te beantwoorden rondom hygiëne en algemene voorwaarden. Neem gerust contact met ons op via: experience@inntelhotels.nl

3. Extern vergaderen: zorgeloos en ruim opgezet

Een nieuwe omgeving kan leiden tot innovatieve oplossingen en nieuwe ideeën, kortom; een frisse blik op de huidige vraagstukken binnen het bedrijf. Laat je inspireren door een bruisende omgeving en denk buiten de kaders. Buiten deze effectieve gevolgen op jouw meeting, spelen gemak en zorgeloosheid ook een grote rol bij extern vergaderen. Nu misschien wel meer dan ooit.

Ruil die kleine vergaderruimte op kantoor in voor een ruimtelijke zaal, waarin de 1,5 meter ruim kan worden gewaarborgd. Daarbij worden al jouw zorgen over de veiligheid van de meeting uit handen genomen door een ervaren team. Zo hoef je niet meer zelf na te denken over o.a. extra hygiënemaatregelen, looproutes en de juiste inrichting van catering.

Inntel Hotels voert als eerste hotelgroep in Nederland het keurmerk van certificeringsbedrijf Kiwa voor de toetsing van de Covid-19 maatregelen die zij heeft getroffen. Als resultaat van deze certificering kan Inntel Hotels aantonen dat alle noodzakelijke stappen heeft gezet om de kans op besmetting met het coronavirus te beperken.

4. Rust is de weg naar progressie!

Hoe graag je het misschien zou willen, een vergadering in één keer afronden is vaak onmogelijk. Bij langere meetings is de kans klein dat jouw team het hoofd er constant bij weet te houden. De gemiddelde persoon is na anderhalf uur niet meer in staat om alles tot zich te nemen. Neem daarom tussendoor ook voldoende pauze. En dan hebben we het niet over een snelle toiletpauze…

Combineer een vergadering met een (gezonde) lunch en ga naar buiten voor een wandeling in de frisse lucht. Gooit slecht weer roet in het eten? Pauzeer dan binnen in shifts en zorg dat  de ruimte tussendoor wordt gereinigd.

5. Goede voorbereiding: comfort en vertrouwen

Staat jouw eerste real life meeting al in de agenda? Zorg dan voor een goede voorbereiding. Wellicht zullen nog niet al jouw collega’s zich al comfortabel voelen bij fysieke ontmoetingen. Stel hen gerust en deel de maatregelen die zijn genomen om de meeting veilig te laten verlopen. Benoem bijvoorbeeld hoe de 1,5 meter afstand wordt gewaarborgd, welke stappen zijn gezet betreft hygiëne en neem de mogelijke contactmomenten op de locatie door. Luister, naast de door jou genomen maatregelen, ook naar initiatieven van collega’s. Kun jij iets doen zodat zij zich veiliger voelen? Speel hier op in zodat iedereen weer met een gerust hart kan bijdragen aan een veilige werkomgeving.

Tot zover onze tips een effectieve en efficiënte vergadering. Op zoek naar een inspirerende omgeving? Lees ook 3 x vergaderen met uitzicht.

You’ll be surprised.

 

Gerelateerde berichten