Het organiseren van een bijeenkomst kan soms lastig zijn. Je wilt uiteraard je gasten de best mogelijke ervaring geven. Onze locaties zijn geschikt voor zowel kleinschalige als grootschalige evenementen en de mogelijkheden zijn eindeloos. Samen met onze Meetings & Events (M&E) professionals met jarenlange ervaring, hebben wij een top 10 samengesteld voor een succesvolle bijeenkomst.
1) Stel jezelf vragen
Een bijeenkomst dient van A tot Z goed doordacht te worden. Daarom is het cruciaal om tijdig te beginnen en jezelf eerst de volgende vraag te stellen: “Wat voor soort bijeenkomst willen we organiseren en wat is de boodschap die we willen overbrengen?” Mocht je een terugkerende bijeenkomst organiseren, kijk dan altijd terug op je ervaring in plus- en minpunten.
2) Kies je thema en locatie
Iedere Inntel hotels locatie heeft een eigen thema en uitstraling. Zoek een hotel dat bij jou en je bijeenkomst past, niet alleen qua omvang, maar ook qua uitstraling en het thema. Ga op afspraak voor een rondleiding om een goed beeld te krijgen van de locatie en om nieuwe ideeën met de locatie op te doen.
3) Strakke planning
Maak duidelijke afspraken, bouw een relatie op met de contactpersoon en werk altijd met een agenda en/of draaiboek, zodat je zeker weet dat je met de locatie op 1 lijn zit en tot een succesvolle bijeenkomst kunt komen. Alles wat je afspreekt dient zwart op wit vastgelegd te worden om misverstanden te voorkomen.
4) Betalingswens
Weet wat je budget is, zodat de locatie in de goede richting kan meedenken.
5) Creëer interactie
Stuur de deelnemers in de weken voorafgaand aan de bijeenkomst prikkelende en actuele vragen, gerelateerd aan het thema. Door de interactie kun je als organisatie de sessies inhoudelijk optimaliseren en creëer je een buzz onder de deelnemers.
6) Denk out of the box
Een bijeenkomst is emotie. Raak mensen door verhalen te (laten) vertellen met een inspirerende spreker die het publiek met zijn verhaal bij de keel grijpt. Laat een onvergetelijk indruk achter door naast een spreker ontspannende activiteiten toe te voegen om meer dynamiek te geven indien de agenda het toelaat.
7) Voldoende belang voor je doelgroep
Wees creatief in het bedenken van concepten om de concentratie en motivatie van de doelgroep tijdens de bijeenkomst vast te houden. Naast ‘informatie zenden’ zijn interactieve werkvormen heel verfrissend. Zorg voor een persoonlijke touch, door bijvoorbeeld een quiz, kleine cadeautjes voor iedereen of een teambuilding activiteit. Nog een tip voor de strevers: maak een customer journey met verschillende touch points. Het vergt inlevingsvermogen en afhankelijk van de detaillering, kost het wat tijd, maar de doelgroep zal merken dat je overal aan gedacht hebt.
8) Cateringwensen
Vraag je contactpersoon of er lichte gezonde hapjes geserveerd kunnen worden die de energie op peil houden of boek bijvoorbeeld een mind fullness sessie tussendoor om het hoofd helder te houden. Denk vooral aan allergieën en dieetwensen bij cateringafspraken.
9) Netwerken
Zorg dat er voldoende tijd is om te netwerken, met een lekker hapje en drankje vooraf/tijdens of na het evenement op de locatie zelf. Hierdoor voelen deelnemers zich niet verplicht, maar vinden ze het wel leuk nog even te blijven hangen. Alle Inntel Hotels locaties beschikken over een gezellige eigentijdse bar waar je terecht kan met jouw gasten.
10) Meten is weten
Ga je het de volgende keer weer zo doen? Ga voor jezelf na, met de feedback die je gekregen hebt van de doelgroep, of je alles uit het event hebt kunnen halen.